Business Phone System: qué es y cómo elegir el mejor para tu empresa
En el mundo empresarial, una comunicación interna y externa efectiva puede ser uno los grandes motivos que lleven al éxito. Para ello, nada es más adecuado que un sistema telefónico empresarial, conocido de forma general como “business phone system”. Y es que esta herramienta se ha demostrado tremendamente útil.
El paso del tiempo ha servido también para que se haya desterrado el mito de que estos sistemas solo son necesarios en compañías grandes. De hecho, cada vez son más las pequeñas y medianas empresas que lo ha adoptado con la intención de mejorar en términos comunicativos. La atención al cliente, la mejor coordinación del equipo laboral y la imagen profesional de la empresa se pueden ver reforzadas con la integración de esta herramienta.
En las próximas líneas vamos a explicarte en profundidad qué es este sistema, por qué lo eligen las empresas, y cuáles son las características a tener en cuenta para su elección.
¿Qué es un business phone system?
Este término se define como una infraestructura de comunicación creada para el manejo de diferentes líneas telefónicas, facilitar la comunicación interna y externa, y ofrecer servicios que las líneas tradicionales no tienen. Esa oferta adicional incluye extensiones, llamadas en espera, grabaciones, conferencias… y un largo etcétera.
En el mercado existen varios sistemas diferentes, pero los más habituales son el PBX (Private Branch Exchange), el VoIP (Voice over IP) y el Virtual Phone System. Sus diferencias se basan en donde están instalados, ya que el primero lo hace por la forma tradicional, el segundo a través de internet, y el tercero utiliza la nube.
¿Qué importancia tiene para una empresa?
Como se comentaba anteriormente, es un sistema que viene a mejorar la comunicación interna y externa. Por un lado, porque mejora el intercambio de información entre departamentos de la propia empresa, agilizando los procesos. Por el otro, porque ayuda a que los clientes no tengan que soportar grandes esperas y puedan contactar de forma rápida con quien necesitan hablar.
Además, está el tema de la imagen profesional. Y es que cada vez son más las empresas pequeñas que optan por un small business phone system para mejorar la sensación que proyectan hacia el exterior.
¿Qué importancia tiene para una empresa?
Muchos empresarios se sienten perdidos de primeras a la hora de implementar este tipo de servicio en sus compañías. Es importante destacar que hay algunas variables que se pueden tener en cuenta y que sirven como guía para elegir las particularidades de un business phone system.
A nivel general, existen tres elementos en los que se debe centrar la decisión que se tome. El primero, el tamaño de la empresa y el número de usuarios, analizando también si se trabaja de forma remota o presencial. En segundo término, también hay que observar el presupuesto con el que se cuenta, ya que no es lo mismo un sistema que utiliza la red telefónica tradicional que uno que lo hace a través de internet.
Por último, también se debe ver qué funciones son las necesarias en el business phone system para las necesidades que tiene la empresa que lo vaya a instalar. Con todo esto bajo control, debería de poder tomarse una decisión bastante bien fundamentada.
En el mundo empresarial, una comunicación interna y externa efectiva puede ser uno los grandes motivos que lleven al éxito. Para ello, nada es más adecuado que un sistema telefónico empresarial, conocido de forma general como “business phone system”. Y es que esta herramienta se ha demostrado tremendamente útil.
El paso del tiempo ha servido también para que se haya desterrado el mito de que estos sistemas solo son necesarios en compañías grandes. De hecho, cada vez son más las pequeñas y medianas empresas que lo ha adoptado con la intención de mejorar en términos comunicativos. La atención al cliente, la mejor coordinación del equipo laboral y la imagen profesional de la empresa se pueden ver reforzadas con la integración de esta herramienta.
En las próximas líneas vamos a explicarte en profundidad qué es este sistema, por qué lo eligen las empresas, y cuáles son las características a tener en cuenta para su elección.
¿Qué es un business phone system?
Este término se define como una infraestructura de comunicación creada para el manejo de diferentes líneas telefónicas, facilitar la comunicación interna y externa, y ofrecer servicios que las líneas tradicionales no tienen. Esa oferta adicional incluye extensiones, llamadas en espera, grabaciones, conferencias… y un largo etcétera.
En el mercado existen varios sistemas diferentes, pero los más habituales son el PBX (Private Branch Exchange), el VoIP (Voice over IP) y el Virtual Phone System. Sus diferencias se basan en donde están instalados, ya que el primero lo hace por la forma tradicional, el segundo a través de internet, y el tercero utiliza la nube.
¿Qué importancia tiene para una empresa?
Como se comentaba anteriormente, es un sistema que viene a mejorar la comunicación interna y externa. Por un lado, porque mejora el intercambio de información entre departamentos de la propia empresa, agilizando los procesos. Por el otro, porque ayuda a que los clientes no tengan que soportar grandes esperas y puedan contactar de forma rápida con quien necesitan hablar.
Además, está el tema de la imagen profesional. Y es que cada vez son más las empresas pequeñas que optan por un small business phone system para mejorar la sensación que proyectan hacia el exterior.
¿Qué importancia tiene para una empresa?
Muchos empresarios se sienten perdidos de primeras a la hora de implementar este tipo de servicio en sus compañías. Es importante destacar que hay algunas variables que se pueden tener en cuenta y que sirven como guía para elegir las particularidades de un business phone system.
A nivel general, existen tres elementos en los que se debe centrar la decisión que se tome. El primero, el tamaño de la empresa y el número de usuarios, analizando también si se trabaja de forma remota o presencial. En segundo término, también hay que observar el presupuesto con el que se cuenta, ya que no es lo mismo un sistema que utiliza la red telefónica tradicional que uno que lo hace a través de internet.
Por último, también se debe ver qué funciones son las necesarias en el business phone system para las necesidades que tiene la empresa que lo vaya a instalar. Con todo esto bajo control, debería de poder tomarse una decisión bastante bien fundamentada.